บทที่ 1 การบัญชีเกี่ยวกับสถานศึกษาเอกชน

เรื่อง  บัญชีเกี่ยวกับถานศึกษาเอกชน

แนวคิด

ถึงแม้ว่าการดำเนินธุรกิจสถานศึกษาเอกชนจะเห็นไม่ชัดเจนว่าเป็นการประกอบธุรกิจเหมือนธุรกิจอื่น ๆ เนื่องจากเป็นธุรกิจที่ให้บริการทางด้านการศึกษา แต่ธุรกิจสถานศึกษาเอกชน ก็ต้องมีการบันทึกบัญชีและต้องการทราบผลการดำเนินงานและฐานะการเงิน เช่นเดียวกัน

สาระการเรียนรู้

1.     ความหมายของสถานศึกษาเอกชน

2.     การจัดตั้งสถานศึกษาเอกชน

3.     วัตถุประสงค์ในการวางระบบบัญชีและประเภทบัญชีของสถานศึกษาเอกชน

ความหมายของสถานศึกษาเอกชน

            สถานศึกษาเอกชนหรือโรงเรียนเอกชน  หมายถึง  ธุรกิจที่ให้บริการความรู้ทางด้านวิชาการ  ประสบการณ์และทักษะ  ในสาขาวิชาต่าง ๆ ในทุกระดับชั้น  โดยมีวัตถุประสงค์ในบริการทางด้านการศึกษาและแสวงหากำไร

การจัดตั้งสถานศึกษาเอกชน

          การจัดตั้งสถานศึกษาหรือโรงเรียนเอกชนแบ่งออกเป็น  2  ลักษณะ  คือ

1.      ในระบบ  ซึ่งจะแบ่งออกเป็น  3  ประเภท  คือ

-          โรงเรียนก่อนประถมศึกษา

-          โรงเรียนประถมศึกษา/มัธยมศึกษา

-      โรงเรียนอาชีวศึกษา

                            2.   นอกระบบ  ซึ่งจะแบ่งออกเป็น  2  ประเภท  คือ

                                    -  โรงเรียนสอนศาสนาอิสลาม

                             -   โรงเรียนกวดวิชา

                ในการจัดตั้งสถานศึกษาเอกชน   จะต้องปฏิบัติตามพระราชบัญญัติโรงเรียนเอกชน  พ.ศ.  2525  และตามกฎระเบียบของสำนักงานบริหารงานคณะกรรมการส่งเสริมการศึกษาเอกชน  หรือเรียกสั้น  ๆ  ว่า  สช.  การจัดตั้งสถานศึกษาเอกชนหรือโรงเรียนเอกชน  มีขั้นตอนดังนี้

1.      ขอรับใบอนุญาตให้จัดตั้งโรงเรียน  ซึ่งจะจัดตั้งในรูปแบบบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคลก็ได้  โดยใช้แบบคำขอรับใบอนุญาตให้จัดตั้งโรงเรียน (สช.1) พร้อมแนบเอกสารที่เกี่ยวข้องและยื่นต่อ  สช.  หรือสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาที่โรงเรียนตั้งอยู่

2.      ขอรับรับใบอนุญาตให้เป็นผู้จัดการ  โดยใช้แบบคำขอรับในอนุญาตให้เป็นผู้จัดการ  สช.4

3.      ขอรับใบอนุญาตให้เป็นครูใหญ่  โดยใช้แบบคำขอรับใบอนุญาตให้เป็นครูใหญ่ (สช.7)  และขอรับใบอนุญาตให้เป็นครู  โดยใช้แบบคำขอรับใบอนุญาตให้เป็นครู (สช.10)

4.      ทำสัญญาการเป็นครูใหญ่และครู  โดยใช้แบบสัญญาการเป็นครูใหญ่และครู

วัตถุประสงค์ในการวางระบบบัญชีและประเภทบัญชีของสถานศึกษาเอกชน

          วัตถุประสงค์ในการวางระบบบัญชี

1.      เพื่อแสดงรายรับ  รายจ่าย  ระหว่างปีการศึกษาของโรงเรียนเอกชน  โดยเริ่มตั้งแต่วันที่  1  พฤษภาคม  -  วันที่  30  เมษายน  ปีถัดไป

2.      เพื่อแสดงผลการดำเนินงานและฐานะการเงินของโรงเรียนเอกชน

3.      เพื่อเป็นหลักฐานในการอ้างอิงและให้เจ้าหน้าที่หรือผู้ที่เกี่ยวข้องตรวจสอบได้

เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี

          เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี  แบ่งออกเป็น  2  ประเภท  คือ

1.      เอกสารภายใน  หมายถึงเอกสารที่สถานศึกษาจดทำขึ้นเอง เช่น  ใบเสร็จรับเงิน ใบสั่งซื้อ

2.      เอกสารภายนอก  หมายถึง  เอกสารที่สถานศึกษาได้รับจากบุคคลภายนอก  ทั้งที่เกิดจากกการจ่ายเงินแล้วและยังไม่ได้จ่ายเงิน  เช่น ใบเสร็จรับเงิน  ใบแจ้งหนี้  เป็นต้น

สมุดบัญชีที่ใช้และการบันทึกบัญชี

          สมุดบัญชีที่ใช้  สำนักงานคณะกรรมการการศึกษาเอกชน  หรือ  สช.  ได้กำหนดสมุดบันทึกบัญชีและรายงานต่าง ๆ ที่สถานศึกษาเอกชนจะต้องจัดทำขึ้น  คือ

1.      สมุดเงินสด

2.      สมุดรายวันทั่วไป

3.      บัญชีแยกประเภท

4.      งบทดลอง

5.      รายงานการเงิน

งบการเงิน

            การจัดทำงบการเงินของสถานศึกษาเอกชนจะคล้ายกับธุรกิจอื่น ๆ จะแตกต่างกันก็ตรงที่รอบระยะเวลาบัญชีหรืองวดบัญชี  จะยึดเอาปีการศึกษาเป็นหลักคือเริ่มตั่งแต่วันที่  1  พฤษภาคม  และสิ้นสุดวันที่  30  เมษายน  ของปีถัดไป  งบการเงินของสถานศึกษาเอกชนจะประกอบด้วยงบ  2  งบ  คือ

1.      งบรายได้และค่าใช้จ่าย  เป็นงบที่แสดงผลการดำเนินงานในรอบระยะเวลาบัญชีหรืองวดบัญชีหนึ่ง ๆ (ปีการศึกษา) รายการที่รากฎในงบรายได้ค่าใช้จ่ายประกอบด้วยรายได้และค่าใช้จ่าย

ถ้ารายได้  มากว่า  ค่าใช้จ่าย  แสดงกำไรสุทธิ

ถ้ารายได้  น้อยกว่า  แสดงว่าขาดสุทธิ

2.      งบดุล  เป็นงบที่แสดงฐานะการเงิน  ณ  วันใดวันหนึ่ง  รายการที่ปรากฏในงบดุลประกอบ  สินทรัพย์  หนี้สิน  และส่วนของเจ้าของ (ทุน)

การทำประมาณการรับรับ – รายจ่าย

            ความหมายของประมาณการรายรับ – รายจ่าย

            ประมาณการรายรับ – รายจ่าย  คือ  การประมาณรายรับและรายจ่ายที่คาดว่าจะเกิดขึ้นไว้ล่วงหน้า

            วัตถุประสงค์ในการทำประมาณการรายรับ – รายจ่าย

          การทำประมาณการรายรับ – รายจ่าย  มีวัตถุประสงค์  ดังนี้

1.      เพื่อให้ทราบรายรับ – รายจ่าย  ที่คาดว่าจะเกิดขึ้นล่วงหน้า

2.      เพื่อวางแผนให้มีรายจ่ายที่จะเกิดขึ้นเพียงพอกับรายรับที่จะเกิดขึ้นอย่างเหมาะสมและสอดคล้องกัน

3.      เพื่อวางแผนในการเพิ่มรายรับ  กรณีที่มีความจำเป็น  เช่น  การขอรับบริจาค  การขอเงินอุดหนุนเพิ่มเติม  การกู้เงินจากสถานบันการเงิน  เป็นต้น

4.      เพื่อวางแผนในการบริหารเงินที่เหลือให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อสถานศึกษา

วิธีการทำประมาณการรายรับ – รายจ่าย

ประมาณการรายรับ – รายจ่ายแบ่งออกเป็น  2  ระยะ

1.      ระยะสั้น  เป็นประมาณการรับ – รายจ่าย  ล่วงหน้า  1  ปีการศึกษา  โครงการที่จะจัดทำเป็นโครงการเล็ก ๆ  เช่น  โครงการขยายห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์

2.      ระยะยาว  เป็นประมาณการรับ – รายจ่าย  ล่วงหน้าเกิน  1  ปีการศึกษาโครงการที่จะจัดทำเป็นโครงการใหญ่ ๆ  เช่น  โครงการก่อสร้างสมาคมศิษย์เก่า

การใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป

          เพื่อให้การจัดทำบัญชีของโรงเรียนเอกชนเป็นไปอย่างถูกต้อง  ครบถ้วนตามหลักบัญชีที่ยอมรับโดยทั่วไป  สะดวก  รวดเร็วและทันสมัย  สำนักงานบริหารคระกรรมการส่งเสริมการศึกษาเอกชน  จึงได้มีแนวคิดในการนำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ในการจัดทำบัญชี  สำนักงานปลัดกระทรวงศึกษาธิการจึงได้มีคำสั่งแต่งตั้งคณะทำงานเพื่อจัดทำโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปสำหรับโรงเรียนเอกชน  โดยได้อนุมัติโครงการ  e-Accounting  ในโรงเรียนเอกชน  โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อจัดทำโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปเพื่อเผยแพร่และอบรมให้เจ้าหน้าที่การเงินและบัญชีของโรงเรียนเอกชนประเภทสามัญศึกษา  อาชีวศึกษา  การศึกษาพิเศษ